- Чем аккаунт отличается от сотрудника
- Как найти нужный аккаунт
- Как добавить Аккаунты
- Как назначить или изменить роль аккаунта
- Какие разрешения роли влияют на интерфейс
- Как настроить видимость сотрудников
- Как архивировать или восстановить аккаунты
Данная статья относится к модулю Развитие и оценка (ИПР) и поясняет способы добавления пользователей для создания индивидуальных планов развития и проведения оценочных сессий.
Способы добавления пользователей на платформу Эквио описаны в статье по ссылке.
Чем аккаунт отличается от сотрудника
В административной панели модуля Развитие и оценка (ИПР) есть два раздела для работы с учетными записями: Список аккаунтов и Список сотрудников.
В системе модуля Развития и оценки используются два связанных, но разных объекта — аккаунт и сотрудник. Они находятся в отдельных разделах не случайно: каждый из них решает свою задачу.
Аккаунт — это учетная запись для входа в систему модуля Развития и оценки (ИПР).
Он отвечает за авторизацию и права доступа. В аккаунте настраивается роль пользователя, а также определяется, к каким подразделениям, сотрудникам и их ИПР у него будет доступ. Иными словами, аккаунт определяет, что пользователь может видеть и какие действия может выполнять.
Сотрудник — это карточка человека в организационной структуре компании.
В ней хранится основная информация: ФИО, электронная почта, телефон, должность, подразделение, штатная единица. Также в карточке можно назначить руководителей и указать, может ли сотрудник быть куратором для других пользователей. Карточка Сотрудника описывает место человека в компании и его организационные связи.
Разделение этих объектов позволяет гибко управлять системой.
Не каждому сотруднику может требоваться доступ для входа. Например, человек может участвовать в оценочных сессиях как респондент, но при этом не иметь необходимости строить ИПР и заходить в систему — в таком случае создаётся только сотрудник, без аккаунта. С другой стороны, при создании аккаунта (например, при импорте данных) сотрудник может быть создан автоматически.
Таким образом, сотрудник — это пользователь в структуре организации, а аккаунт — это его доступ к системе модуля Развития и оценки (ИПР).
Чаще всего они создаются вместе и связаны между собой, но при необходимости могут существовать отдельно. Такое разделение делает систему более гибкой и удобной в администрировании.
Как найти нужный аккаунт
Чтобы найти нужный аккаунт в модуле Развитие талантов администратору нужно:
- перейти в раздел Список аккаунтов;
- открыть вкладку Аккаунты для активных записей или Архив для неактивных.
- Используйте поиск по внутреннему ID и имени, фильтры роли, источника и даты добавления.
Источник может отображаться как LMS, ИПР или Прочее. Сортировка по столбцу добавления помогает найти недавно созданные записи.
Фильтры и сортировки в разделе Список аккаунтов
Пользователи в списке раздела Список аккаунтов могут быть отсортированы по дате добавления в столбце Добавлен, также поддерживается поиск по внутреннему id и ФИ пользователя.
Настроить отображение аккаунтов можно при помощи фильтров, размещенных в боковом меню раздела.
Все активные Аккаунты, имеющие доступ к авторизации в системе, размещены на вкладке Аккаунты в разделе, неактивные - на вкладке Архив.
Как архивировать и восстанавливать аккаунты
Аккаунты можно отфильтровать по имеющимся в системе ролям.
Также можно отобразить аккаунты в списке по Источнику данных для создания Аккаунта:
- Все;
- LMS;
- ИПР;
- Прочее.
Фильтр Добавлен позволяет отобразить только те аккаунта, которые были созданы в определенный период времени.
По нажатию на строку Аккаунта в списке открывается его карточка, где можно скорректировать данные пользователя, а также изменить область видимости и права доступа сотрудника.
Как добавить Аккаунты
В модуле ИПР предусмотрено три способа создания Аккаунтов: вручную (по одному), через Интеграцию и при помощи файла Импорта.
Добавление аккаунтов по интеграции с внешней системой (с Эквио)
Основной способ создания аккаунта и сотрудника. Для подключения интеграции обратитесь к вашему менеджеру по сопровождению.
Передача данных обычно настраивается на этапе внедрения функционала, однако может быть настроена и позднее. Если данные передаются интеграцией, то их добавление, редактирование, удаление происходит в исходной системе (откуда тянутся данные), а в ИПР данные автоматически обновляются по API.
Если в сторонней системе данные не изменялись и полностью совпадают с данными в модуле ИПР, обновление не фиксируется — дата последнего обновления в этом случае не изменяется.
При этом важно учитывать, что в базовую структуру «руководитель — подчинённый», которая передаётся из Эквио, подтягиваются только прямые подчинённые. Функциональные руководители автоматически не передаются и при необходимости настраиваются дополнительно при помощи Настройки видимости сотрудников в правах аккаунта, либо через поле Руководители в разделе Список сотрудников.
Добавление аккаунтов вручную по одному
Этот способ подходит для создания отдельных учетных записей, например администраторов для технических задач (без назначения им ИПР).
Чтобы добавить один Аккаунт в модуле ИПР:
- Перейдите на вкладку Аккаунты в разделе Список Аккаунтов;
- Нажмите кнопку Добавить аккаунт;
- Заполните значения на вкладке Данные об аккаунте;
- Перейдите на вкладку Права в Аккаунте и выберите, к какой роли будет принадлежать аккаунт;
- При необходимости также на вкладке Права в Аккаунте добавьте дополнительные подразделения или сотрудников, которые должен видеть данный аккаунт в интерфейсе пользователя;
- Нажмите Сохранить.
Вкладка Данные об аккаунте:
Поля, обязательные для заполнения, отмечены символом *.
В поле Сотрудник можно выбрать профиль Сотрудника из имеющихся в системе и не связанных с аккаунтами. Если сотрудника еще нет, его можно создать вместе с аккаунтом, выбрав чек-боксом функцию Создать нового сотрудника.
Данное поле не является обязательным для заполнения, Аккаунт может существовать без Сотрудника.
Заполнить поля Логин, Пароль, (можно сгенерировать), Имя, Фамилия, Email.
Вкладка Права:
Здесь настраиваются права и область доступа пользователя.
Поле Роль — определяет уровень доступа к системе.
Блок Настройка видимости сотрудников — позволяет дополнительно настроить, чьи планы развития пользователь сможет видеть в разделе Моя команда. Настройка возможна как на уровне подразделения, так и индивидуально - выбрав конкретных сотрудников в соответствующем списке.
Добавление Аккаунтов при помощи функции Импорта
Импорт аккаунтов в системе позволяет массово создавать и обновлять аккаунты пользователей, а при необходимости одновременно создавать Сотрудников и привязывать их к соответствующим Аккаунтам. Это удобный способ быстро добавить большое количество пользователей или настроить технических администраторов.
Чтобы добавить Аккаунты при помощи функции Импорта:
- Перейдите на вкладку Аккаунты в разделе Список Аккаунтов;
- Нажмите кнопку Импорт;
- Скачайте и заполните шаблон Импорта;
- Загрузите заполненный шаблон в систему через кнопку Загрузить файл;
- Выберите чек-боксом функцию Автоматически создать сотрудников для новых аккаунтов, если хотите создать связанных Сотрудников вместе с Аккаунтами;
- Нажмите Импорт.
Шаблон для импорта содержит следующие поля: ID аккаунта, Логин, Пароль, Фамилия, Имя, Email и Роль. Файлом можно не только регистрировать, но и редактировать уже существующие учетные записи аккаунтов.
- Для создания нового аккаунта обязательны все поля, кроме ID аккаунта;
- Для обновления существующего аккаунта достаточно указать ID аккаунта или Логину. Если ни один из этих идентификаторов не заполнен, строка будет считаться некорректной и аккаунт не будет добавлен в систему.
В качестве id используется именно внутренний id аккаунта, который отображается в разделе Список аккаунтов.
Необязательными колонками являются ID и пароль, так как id используется для обновления существующих аккаунтов, а пароль может быть изменено на этапе авторизации.
При обновлении аккаунта в обязательном порядке нужно заполнить или id, или логин аккаунта.
При импорте аккаунтов система сначала ищет аккаунт по ID, если он указан:
- Если аккаунт найден — данные обновляются;
- Если не найден — строка отмечается как ошибочная и аккаунт не добавляется.
Если ID не указан, поиск выполняется по логину:
- Если аккаунт найден — он обновляется.
- Если не найден — создается новый аккаунт.
Если при этом столбцы кроме id или логин остаются пустыми, соответствующие поля в карточке пользователя будут очищены. Это позволяет корректно удалять устаревшие данные, но требует внимательности при подготовке файла импорта.
Если создается новый аккаунт, можно одновременно создать связанного с ним Сотрудника.
- При этом в карточке нового Сотрудника заполняются только обязательные данные: Email, Имя и Фамилия, взятые из аккаунта;
- Если аккаунт уже существует и найден сотрудник с таким Email, его можно привязать к аккаунту.
- Если включена галочка Автоматически создать сотрудников для новых аккаунтов, новый сотрудник создается независимо от существующих.
После импорта, учетные записи появятся в списке аккаунтов.
Как назначить или изменить роль аккаунта
Откройте карточку аккаунта, перейдите на вкладку Права, выберите существующую роль и сохраните изменения. Меняется роль этого аккаунта, а не набор разрешений всей роли.
Роль |
Типичный сценарий работы |
Администратор |
Настройка модуля, работа с сотрудниками, процессами и отчётами в пределах предоставленных разрешений. |
HR |
Работа с планами развития и оценкой сотрудников; доступ может быть полным или ограниченным. |
Руководитель |
Работа с командой, целями, согласованием и оценкой при включённых разрешениях. |
Сотрудник |
Работа со своим планом, требованиями и оценкой в пределах доступных действий. |
Фактические возможности любой роли определяются настройками вашей компании. Новую роль и изменение набора её разрешений запрашивает администратор через Поддержку.
Важно: если заменить собственную роль на роль без административного доступа, доступ к панели будет потерян. Восстановить его сможет другой администратор, назначив подходящую роль.
Какие разрешения роли влияют на интерфейс
Группа разрешений |
Что меняется при отключении или ограничении |
Создание редактирование и удаление целей |
Каждое из разрешений может отключаться отдельно. Скрываются соответствующие действия. Редактирование включает статусы и прогресс, если они не управляются автоматизацией. |
Список материалов цели |
Пользователь не может менять или удалять материалы. Может использоваться вместе с автоматическим подбором рекомендованных материалов. |
Создание редактирование и удаление плана |
Каждое из разрешений может отключаться отдельно. Ограничиваются действия над планами, включая изменение общей цели. |
Управление кураторами |
Недоступно прямое назначение куратора в цели, при этом есть возможность запросить куратора, если функционал включен. |
Изменение маршрута согласования |
Во время согласования отсутствует действие редактирования маршрута. |
Административная панель |
Скрывается переход и блокируется доступ к странице админпанели. |
Формирование отчётов |
Нет действия выгрузки по своим планам и доступной команде. |
Комментарии |
Нет поля для добавления комментария к цели. |
Запуск подведения итогов |
Нет действий запуска итогов в команде и плане целей. |
Удаление итогов |
Нельзя удалять результаты по цели или плану. |
Запуск оценки компетенций |
Нет запуска оценки по административному шаблону в пользовательском интерфейсе. |
Редактирование итогов |
В зависимости от настройки доступны все итоги в области видимости, только собственные либо никакие. Также регулируется изменение списка оценивающих. |
Отключённые действия могут быть полностью скрыты. Прямая ссылка не обходит ограничение роли.
Как настроить видимость сотрудников
В блоке видимости на вкладке прав выберите подразделения или отдельных сотрудников, чьи планы пользователь должен видеть в разделе Моя команда.
Разрешение просмотра сотрудников дополнительно регулируется настройками роли: все сотрудники, только свои либо отсутствие доступа к команде. Изменить настройку можно обратившись в службу Поддержки.
Подчинение, переданное интеграцией, и дополнительные назначения могут влиять на состав команды одновременно.
Для действия нужны оба условия: соответствующее функциональное разрешение и доступ к конкретному сотруднику. Само наличие сотрудника в команде не предоставляет право изменять его план.
Как архивировать или восстановить аккаунты
Чтобы перевести Аккаунт пользователя в Архив:
- Перейдите в разделе Список аккаунтов на вкладку Аккаунты;
- Выберите нужные аккаунты чек-боксами, при необходимости воспользовавшись функцией поиска по id, ФИ;
- Нажмите Действия и выберите Архивировать;
- Подтвердите действие.
Чтобы восстановить Аккаунт пользователя модуля ИПР из Архива:
- Перейдите в разделе Список аккаунтов на вкладку Архив;
- Выберите нужные аккаунты чек-боксами, при необходимости воспользовавшись функцией поиска по id, ФИ;
- Нажмите Действия и выберите Восстановить;
- Подтвердите действие.
У связанной карточки сотрудника статус изменяется вместе с аккаунтом. Учитывайте это перед массовым архивированием.
Если архивная запись не будет восстанавливаться, а для человека планируется новая учётная запись с тем же email в LMS Эквио, прежний адрес в архивной записи может помешать новому созданию.
В описанном сценарии перед повторным созданием удаляют email из прежней учетной записи. Не делайте этого для обычного временного архивирования, когда планируется восстановление той же записи.
Почему прежний руководитель может видеть сотрудника в Моей команде
После изменения подчинения проверьте дополнительные назначения видимости и историческое участие в согласовании ИПР. Доступ может сохраняться по участию в согласовании, даже если текущая организационная связь уже другая.
Отображение только подчиненных регулируется самим руководителем в разделе Моя команда при помощи фильтров.
Подробнее о работе руководителя с командой подчиненных
HR должен видеть планы целого подразделения: ему назначают роль HR и в настройках видимости указывают это подразделение.
Техническому администратору, который участвует только в настройках, создают аккаунт без карточки сотрудника.
Если данные приходят из LMS Эквио, состав сотрудников и подчинение исправляют в системе-источнике и ждут синхронизации — правка вручную в Развитии талантов создаст расхождение с источником.
Если вам не хватило информации, то дайте, пожалуйста, обратную связь по ссылке: Предложения по улучшению статей.