Список сотрудников: добавление и загрузка текущих оценок навыков

• В чем отличие Сотрудника от Аккаунта в модуле ИПР
• Как найти сотрудника
• Как добавить Сотрудников
• Как добавить оценку навыков сотрудника вручную
• Как загрузить оценки сотрудников Импортом
• Как архивировать и восстановить карточки сотрудников
• Как выгрузить данные по оценкам навыков сотрудников

Данная статья относится к модулю Развитие и оценка и поясняет способы добавления пользователей для создания ИПР и проведения оценочных сессий.
Способы добавления пользователей на платформу Эквио описаны в статье по ссылке.

В чем отличие Сотрудника от Аккаунта в модуле ИПР

В административной панели есть два раздела для работы с учетными записями: Список аккаунтов и Список сотрудников.

В системе используются два связанных, но разных объекта — аккаунт и сотрудник. Они находятся в отдельных разделах не случайно: каждый из них решает свою задачу.

Аккаунт — это учетная запись для входа в систему.

Он отвечает за авторизацию и права доступа. В аккаунте настраивается роль пользователя, а также определяется, к каким подразделениям, сотрудникам и их ИПР у него будет доступ. Иными словами, аккаунт определяет, что пользователь может видеть и какие действия может выполнять.

Сотрудник — это карточка человека в организационной структуре компании.

В ней хранится основная информация: ФИО, электронная почта, телефон, должность, подразделение, штатная единица. Также в карточке можно назначить руководителей и указать, может ли сотрудник быть куратором для других пользователей. Карточка Сотрудника описывает место человека в компании и его организационные связи.

Таким образом, сотрудник — это пользователь в структуре организации, а аккаунт — это его доступ к системе.

Чаще всего они создаются вместе и связаны между собой, но при необходимости могут существовать отдельно. Такое разделение делает систему более гибкой и удобной в администрировании.

Если в вашей компании используются как основная платформа Эквио, так и модуль Развитие и оценка, то аккаунты и связанные с ними сотрудники будут создаваться и обновляться автоматически по интеграции ежедневно.

Как найти сотрудника

Активные карточки находятся на вкладке Сотрудники раздела Список сотрудников, неактивные — в архиве.

Используйте поиск по внешнему ID или имени, фильтры подразделения, должности, навыков с оценкой и последнего обновления. Список можно сортировать по дате обновления и количеству оценённых навыков.

Для фильтра по навыкам нажмите выбор навыка в боковом меню, отметьте нужные элементы дерева и подтвердите. В списке останутся сотрудники с оценками выбранных навыков.

По нажатию на строку Сотрудника в списке открывается его карточка, где можно скорректировать данные пользователя.

Как добавить Сотрудников

В модуле ИПР предусмотрено четыре способа создания Сотрудников:

• вручную (по одному);
• через Интеграцию;
• при помощи файла Импорта;
• автоматическое создание Сотрудников при создании Аккаунтов файлом Импорта.

Добавление сотрудников по интеграции с внешней системой (с Эквио)

Основной способ создания аккаунта и сотрудника. Для подключения интеграции обратитесь к вашему менеджеру по сопровождению.

Передача данных обычно настраивается на этапе внедрения функционала, однако может быть настроена и позднее. Если данные передаются интеграцией, то их добавление, редактирование, удаление происходит в исходной системе (откуда тянутся данные), а в ИПР данные автоматически обновляются по API.

Если в сторонней системе данные не изменялись и полностью совпадают с данными в модуле ИПР, обновление не фиксируется — дата последнего обновления в этом случае не изменяется.

Функциональные руководители автоматически не передаются и при необходимости настраиваются дополнительно при помощи Настройки видимости сотрудников в правах аккаунта, либо через поле Руководители в разделе Список сотрудников.

Добавление Сотрудников при Импорте Аккаунтов

Импорт аккаунтов в системе позволяет массово создавать и обновлять аккаунты пользователей, а при необходимости одновременно создавать Сотрудников и привязывать их к соответствующим Аккаунтам. Это удобный способ быстро добавить большое количество пользователей или настроить технических администраторов.

Подробнее про Импорт аккаунтов

Добавление Сотрудников вручную по одному

Этот способ подходит для создания отдельных учетных записей, например для формирования списка респондентов/оцениваемых для проведения Оценки. Если создать учетную запись сотрудника без добавления аккаунта, то просмотр информации в интерфейсе пользователя будет возможен только в случае перехода в модуль ИПР из уведомления о необходимости участия в оценочной сессии.

Чтобы добавить одну карточку Сотрудника в модуле ИПР:

1. Перейдите на вкладку Сотрудники в разделе Список сотрудников;
2. Нажмите кнопку Добавить сотрудника;
3. На вкладке данных заполните имя и фамилию, а также остальные сведения по необходимости.
4. Если есть аккаунт без связи с другим сотрудником, вы можете связать его с карточкой сотрудника - для этого выберите его в поле Аккаунт.
5. Укажите организационные связи и сохраните карточку.
6. Нажмите Сохранить.

Поле карточки Сотрудника	Как используется
Имя и фамилия	Обязательные данные для создания карточки.
Отчество	Дополнительная часть имени - можно не заполнять.
Email	Адрес для уведомлений по оценочным сессиям. Без адреса такие письма не поступят.
Телефон	Контакт сотрудника. При импорте проверяется международный формат.
Организационная принадлежность	Подразделение сотрудника.
Должность	Связывает сотрудника с профилем должности и его требованиями.
Штатная единица	Уточняет требования, например для грейда.
Руководители	Дополнительные руководители, назначенные в модуле.
Может быть куратором	Позволяет выбирать сотрудника для сопровождения целей других сотрудников.

Дополнительные поля отображаются справа и настраиваются отдельно в разделе Список полей. Сохраните новую карточку до добавления текущих уровней навыков.

Добавление Сотрудников при помощи функции Импорта

Импорт сотрудников в системе позволяет массово создавать и обновлять карточки Сотрудников пользователей. Это может быть полезным в случае, если необходимо добавить сразу несколько респондентов/оцениваемых для создания Оценки в модуле ИПР,

Чтобы добавить Сотрудников при помощи функции Импорта:

1. Перейдите на вкладку Сотрудники в разделе Список сотрудников;
2. Нажмите кнопку Импорт и выберите Импорт списка сотрудников;
3. Скачайте и заполните шаблон Импорта;
4. Загрузите заполненный шаблон в систему через кнопку Загрузить файл;
5. Нажмите Импорт.

Шаблон включает внешний ID сотрудника, email, фамилию, имя, отчество, телефон, название должности, подразделения и штатную единицу, а также внешний ID и email руководителя.

Для создания нового сотрудника внешний ID обычно не заполняется. Для идентификации существующего сотрудника используйте значения из списка.

Телефон указывайте в международном формате: с плюсом или только цифрами, например +79991234567. Скобки, буквы, неверный код страны и неверная длина приводят к ошибке проверки.

Как избежать очистки данных импортом

• Различайте отсутствующий столбец и пустую ячейку.
  Если столбец удалён из файла, его поле не обновляется. Если столбец есть, но значение пустое, сведения могут быть очищены. Это относится, в частности, к телефону, должности, подразделению и штатной единице.
• Для обновления только подразделения оставьте идентификатор, обязательные для загрузки данные и столбец подразделения; удалите остальные необновляемые столбцы. Состав обязательных полей проверяйте по текущему шаблону.
• Поля ID и email руководителя используются для добавления связи. Пустые ячейки этих полей сами по себе не удаляют прежнего руководителя.
• При указанном ID сначала выполняется поиск по нему. Если ID не найден или не указан, проверяется email. По найденному сотруднику выполняется обновление, при отсутствии совпадения создаётся новая карточка. Поэтому ошибочный идентификатор при незнакомом email может привести к лишней записи.
• При импорте нового сотрудника система ищет аккаунт с тем же email. Если аккаунт свободен, карточка связывается с ним.

После импорта, учетные записи появятся в списке сотрудников.

Как добавить оценку навыков сотрудника вручную

Вкладка Текущие уровни в карточке Сотрудника позволяет добавить текущие и историчные значения оценок по навыкам и компетенциям пользователя. Ее заполнение возможно только после того, как карточка Сотрудника будет сохранена в системе.

Чтобы добавить текущий уровень владения навыком для сотрудника:

1. Откройте сохранённую карточку сотрудника.
2. Перейдите на вкладку Текущие уровни.
3. Нажмите Добавить навык и выберите навыки из дерева - если оценка по навыку ранее не добавлялась, в противном случае шаги 3-4 можно пропустить.
4. Подтвердите добавление.
5. Нажмите на кнопку Редактировать уровни;
6. Укажите уровень владения каждым навыком и сохраните изменения.

Администратор видит историю оценок. Сотрудник, руководитель и другие пользователи с доступом к ИПР работают с актуальным текущим уровнем.

Чтобы добавить историчную оценку для пользователя:

1. Откройте сохранённую карточку сотрудника.
2. Перейдите на вкладку Текущие уровни.
3. Нажмите на нужный навык в списке;
4. В открывшемся окне перейдите на вкладку История оценок;
5. Внесите данные по историчной оценке навыка;
6. Сохраните изменения.

Если навык уже присутствует в текущих уровнях, повторно добавлять его в список не нужно. Для изменения уровня используйте Редактировать уровни. Сотрудник и руководитель работают с актуальной оценкой, а администратор может проверить историю её получения.

Как загрузить оценки сотрудников Импортом

Чтобы добавить оценки пользователей по навыкам массово воспользуйтесь функцией Импорта оценки навыков:

1. Перейдите в разделе Список сотрудников на вкладку Сотрудники;
2. Нажмите на кнопку Импорт и выберите Импорт оценки навыков;
3. Скачайте шаблон Импорта;
4. Заполните шаблон, указав внешний ID сотрудника из таблицы, навык, оценку, комментарий и дату оценки;
5. Загрузите его на платформу, выбрав при этом одну из функций:
   - Дополнить историю оценок;
   - Полностью обновить историю оценок;
   - Обновить последнюю оценку;
6. Нажмите Импорт.

Шаблон импорта оценки навыков включает в себя следующие данные:

• Id сотрудника из таблицы (он совпадает с Эквио). Id, который отображается в учетной записи при её открытии - не подойдет;
• навык;
• оценку по навыку;
• комментарий (например, в рамках какой оценочной процедуры были получены результаты)
• дату прохождения оценки.

При загрузке результатов оценки файлом Импорта система предложит три варианта:

Режим	Что произойдёт
Дополнить историю оценок	Существующие оценки сохранятся, новые добавятся из файла.
Полностью обновить историю оценок	История выбранных навыков сотрудника заменится загружаемыми оценками.
Обновить последнюю оценку	Удалится последняя оценка по указанному навыку и добавятся оценки из файла.

Текущие значения видны сотруднику в Моих требованиях и используются при выборе навыков в целях.

Как архивировать и восстановить карточки сотрудников

Чтобы перевести Сотрудника модуля Развитие талантов в Архив:

1. Перейдите в разделе Список сотрудников на вкладку Сотрудники;
2. Выберите нужных сотрудников чек-боксами, при необходимости воспользовавшись функцией поиска по id, ФИ;
3. Нажмите Действия и выберите Архивировать;
4. Подтвердите действие.

Чтобы восстановить Сотрудника модуля Развитие талантов из Архива:

1. Перейдите в разделе Список сотрудников на вкладку Архив;
2. Выберите нужных сотрудников чек-боксами, при необходимости воспользовавшись функцией поиска по id, ФИ;
3. Нажмите Действия и выберите Восстановить;
4. Подтвердите действие.

Как выгрузить данные по оценкам навыков сотрудников

При помощи массовых действий можно выгрузить информацию о текущих и историчных уровнях оценки сотрудников. Для этого нужно:

1. Перейти в раздел Список сотрудников;
2. Выбрать нужных сотрудников чек-боксами;
3. Нажать Действия и выбрать Экспортировать оценки навыков;
4. Скачайте файл экспорта.

В результате формируется расширенный файл с контекстом оценок: видно, какие оценки были у сотрудника ранее, а также какие требования были зафиксированы на момент проведения оценки.

Полезная информация:

• Список аккаунтов: роли и права доступа
• Список полей: дополнительные данные сотрудника
• Профили должностей: настройка требований к навыкам
• Штатные единицы: сотрудники и дополнительные требования
• Список сотрудников: выгрузка отчётов по планам развития
• Оцениваемые и респонденты: добавление и изменение участников

Если вам не хватило информации, то дайте, пожалуйста, обратную связь по ссылке: Предложения по улучшению статей.

За обновлениями вы можете следить в нашем блоге