Создание и настройки Аудита

• Общая информация
• Создание Аудита
• Основные настройки Аудита
• Создание полей формы Аудита
• Добавление объектов Аудита
• Как выдать доступы к Аудиту

Общая информация

Аудиты позволяют систематически проверять процессы, действия или соблюдение стандартов внутри компании. Они помогают фиксировать факты, выявлять ошибки или пробелы, обеспечивать прозрачность работы сотрудников и отделов, а также предоставлять актуальную информацию заинтересованным сторонам. Благодаря аудитам руководство получает возможность контролировать выполнение задач, улучшать процессы и принимать обоснованные решения на основе достоверных данных.

На данный момент пользователь может проходить аудит только в веб-версии платформы. Возможность прохождения аудита с мобильных устройств будет реализована в следующих версиях платформы.

Создание и настройка аудита осуществляется в разделе Аудиты.

В самом разделе присутствуют следующие фильтры и сортировки, позволяющие отобразить содержимое раздела в зависимости от определенных характеристик:

Фильтр Статус позволяет отобразить аудиты в зависимости от того Активные они или Скрытые. 

С помощью Фильтра по группам можно выбрать необходимые группы и просмотреть, какие аудиты им доступен в данном разделе.

Административная группам позволяет посмотреть, какие Аудиты доступны администраторам в этих группах. 

Категории фильтруют Аудиты по общей теме Категории.

Создание категории

Прежде чем создавать аудиты необходимо создать категории, в которых они будут размещаться. Для этого:

1. Перейдите в раздел Аудиты;
2. В меню дополнительных фильтров Категории нажмите на знак "+";
3. В открывшемся окне введите название категории на всех языках, доступных в вашей компании;
4. Нажмите Сохранить.

Чтобы изменить название категории или удалить ее:

1. Наведите курсор на категорию и выберите кнопку редактирования (карандаш);
2. В контекстном меню Категория:

• Чтобы изменить название: введите новое название и сохраните изменения по нажатию на кнопку Сохранить;
• Чтобы удалить категорию: нажмите  Опции  и выберите Удалить, в окне подтверждения выберите Готово.

Создание Аудита

Чтобы создать новый аудит нужно:

1. Перейти в раздел Аудиты на платформе;
2. Нажмите на кнопку Добавить в правом верхнем углу экрана.

При выборе Аудитов в разделе чек-боксом, появляется возможность их удаления при помощи массовых действий, для этого нужно:

1. Выбрать нужные аудиты чек-боксом в общем списке;
2. Нажать Действия и выбрать Удалить.

Назначение группового и индивидуального доступа к аудитам при помощи массовых действий, а также изменение порядка Аудитов в списке раздела станет доступно в будущих обновлениях платформы.

Основные настройки Аудита

После того, как аудит создан, необходимо заполнить его основные настройки (обязательные пункты отмечены знаком *):

Шаг 1. Укажите название Аудита (максимально 80 символов);

Шаг 2. Задайте его описание, при необходимости воспользовавшись функционалом редактирования текста (заголовки двух уровней, жирный или курсивный текст, маркированные и нумерованные списки);

При необходимости можно прикрепить ссылку на внешний источник или контент, размещенный на платформе.

Если в компании включено несколько языков, то необходимо заполнить все локализации. Переключение доступных языков контента расположено в верхней части формы.

Возможность копирования значений с одной языковой локали на другую станет доступна в будущих обновлениях платформы.

Шаг 3. Выберите один из вариантов в блоке Требует подтверждения:

• Показывать аудируемому и его руководителю (выбрано по умолчанию) – проведенный аудит отображается аудируемому, подтверждение результатов аудита не требуется;
• Показывать с подтверждением от аудируемого – проведенный аудит отображается аудируемому, требуется подтверждение ознакомления от аудируемого (объекта аудита);
• Не показывать аудируемому и его руководителю – проведенный аудит не отображается аудируемому - подходит для анонимного проведения аудита.

Шаг 4. Выберите категорию, к которой будет относиться Аудит

При создании Аудита в его настройках автоматически выбирается первая категория из списка. Если необходимо создать новую категорию то, это можно сделать не покидая самого аудита - просто нажмите на Создать категорию и введите нужное название.

Шаг 5.Выберите административную группу, к которой будет относиться Аудит;

Шаг 6. Добавьте картинку, которая отобразится у пользователя (Формат: jpg, jpeg, png размер до 2 МБ);

Шаг 7. При необходимости можно зафиксировать сбор геолокации при прохождении аудита как при его открытии, так и при отправке;
Возможность сбора геолокации будет реализована в будущих обновлениях платформы.

Шаг 8. Настройте отложенную дату публикации в случае, если хотите, чтобы аудит открылся для прохождения пользователям в назначенные вами дату и время:

Переключатель статуса в шапке Аудита Скрытый или Активный показывает доступность задания в платформе - отображается ли он в интерфесе пользователя или нет.

Примечание. Переводить Аудит в активный статус нужно после заполнения всех его настроек. При переходе на любой другой экран без сохранения изменений, появляется всплывающее окно Сохранить изменения.

По нажатию на Готово - все изменения на текущей вкладке сохраняются, по нажатию на Отмена - изменения не сохраняются. В обоих случаях осуществляется переход на другую вкладку.

После заполнения основных настроек Аудита нажмите Сохранить изменения и переходите к следующему этапу - созданию и заполнению полей формы.

Создание полей формы Аудита

После того, как были заданы основные настройки Аудита можно переходить к созданию полей формы.

Чтобы создать поля формы Аудита, перейдите на вкладку Поля формы в нем.

Поля формы в аудитах могут размещаться в разных секциях. Это позволяет удобно расположить пункты аудита в зависимости от их тематики и назначения.
Чтобы добавить новую секцию:

1. Перейдите на вкладку Поля формы в Аудите;
2. Введите название секции в поле для ее добавления;
3. Нажмите Добавить секцию или клавишу Enter на клавиатуре.

Созданные секции можно менять местами по нажатию на стрелку в правом верхнем углу секции. При нажатии на три точки появляется возможность отредактировать название секции, либо вовсе удалить ее.

Чтобы добавить поля формы в секцию нажмите на кнопку Добавить справа от ее названия и выберите один из возможных вариантов полей:

• Email - имеет формат A@B.С, где A - локальная часть адреса, B и C - доменная часть адреса (до 100 символов). 
  Пример использования: для сбора информации о почтовом адресе, закрепленном за торговой точкой;
• Дата - служит для указания даты, значение записывается в формате "дд.мм.гггг". 
  Пример использования: для указания даты проведения аудита, или других событий;
• Текстовое поле - может содержать только текстовые значения. 
  Пример использования: для указания текстового ответа на вопрос;
• Телефон - может содержать только цифры (11 - 13 символов). 
  Например, для указания дополнительного номера для связи;
• Числовое поле - может содержать только числовые значения. 
  Пример использования: для указания цифрового значения, ордера;
• Изображение - позволяет прикреплять со стороны пользователя изображения формата *.jpg и *.png, размером до 16МБ. 
  Пример использования: для добавления фото аудита.
• Множественный выбор - вопрос с несколькими вариантами ответа. 
  Пример использования: для выбора пользователями нескольких нужных вариантов. 
• Файл - размер: до 100 МБ. Например, для добавления  видео .Типы и форматы файлов отображены в таблице ниже:

Изображения	Документы	Видео	Аудио
.jpg / .jpeg, .png, .bmp, .gif, .svg, .tiff, .psd .ai, .eps, .indd	.pdf, .txt, .html, .csv, .doc, .docx .docm, .xls, .xlsx, .xlsm, .ppt, .pps .pptx, .pptm, .ppsx, .ppsm, .sldx, .sldm, .odt, .ods, .odp, .odg, .one .xml, .xps	.mp4, .m4v, .webm, .flv, .ogg .ogv, .gifv, .avi, .mov, .wmv	.mp3, .wav, .flac, .m4a, .m4b .raw, .voc

После выбора типа поля открывается карточка его редактирования.

Заполните карточку поля формы:

• Введите Название поля (макс. 30 символов);
• Укажите подсказку - Подсказка к полю ввода (макс. 1000 символов);
• Отметьте чек-боксом функцию Обязательное поле, если необходимо обязательно заполнить данное поле Аудита;
• Отметьте чек-боксом функцию Скрыть поле, если вы пока не планируете отображать его пользователю;
• Чек-бокс Разрешить сканирование (отображается у всех типов полей кроме Дата, Файл, Изображение и Множественный выбор) - позволяет на мобильных устройствах отсканировать штрих код или другой графический код - будет добавлено в будущих обновлениях.
  Поддерживаются следующие виды: AztecCode, Code93, Code128, Data Matrix, EAN (EAN13 и EAN8), PDF417, QRcode, UPC (UPC-A и UPC-E);
• Функция Проверять ввод регулярным выражением - отображается у полей типа Числовое поле и Текстовое поле, позволяет дополнительно проверять введенные пользователем данные заданным регулярным выражением (макс. 100 символов).

Обязательным для заполнения является поле Название, а также Регулярное выражение для ввода, если функция Проверки ввода регулярным выражением включена.

После заполнения карточки поля формы Аудита нажмите Сохранить, чтобы применить и сохранить внесённые изменения.

Созданные поля формы можно:

• Переместить относительно друг друга, а также отнести в другую секцию - нажмите на знак перемещения слева от поля формы и перетащите его в нужное место.
• Скопировать:
  - из карточки самого поля, нажав на Опции и Копировать;
  
  - при помощи массовых действий на вкладке Поля формы - выберите нужные поля чек-боксам, нажмите Действия и Копировать;
  

• Удалить:
  - из карточки самого поля, нажав на Опции и Удалить;
  - при помощи массовых действий на вкладке Поля формы - выберите нужные поля чек-боксам, нажмите Действия и Удалить;

Примечание. Копирование и перемещение полей формы возможно только в скрытом статусе.

Для перевода Аудита в Активный статус  необходимо создать хотя бы одно обязательное поле.

После того, как вы создали Аудит, задали его основные настройки, а также добавили поля формы, можно переходить к добавлению списка объектов Аудита.

Добавление объектов Аудита

Вкладка Кого/что проверяем нужна для того, чтобы выбрать пользователей, по которым будет проводиться аудит.

Выбирать объекты аудита можно как по группам пользователей, так и индивидуально. Эти два варианта добавления аудируемых могут быть включены как вместе, так и независимо друг от друга.

Добавление группы аудируемых пользователей

Чтобы добавить группу пользователей, которые будут являться объектами аудита, нужно:

1. Перейти на вкладку Кого/что проверяем Аудита;
2. Проставить чек-бокс рядом с функцией Пользователи группы - отобразится таблица с группами назначения;
3. Выбрать одну или несколько групп пользователей, по которым будет возможно проведение Аудита.

Пример добавления групп пользователей в качестве объектов аудита:

Одновременно выбраны группы:

• Активные продажи - в корневой Отдел-Должность;
• Развитие бизнеса- в корневой Отдел-Должность;
• Офис- в корневой Подразделение.

В качестве аудируемых (объектов аудита) будут включены все пользователи из групп Активные продажи, Развитие бизнеса, Офис.

Индивидуальное добавление аудируемых

В некоторых случая в качестве объекта аудита должно выступать только несколько пользователей, относящихся, например, к разным группам. Для этого можно воспользоваться функцией Индивидуально на вкладке Кого/что проверяем:

1. Перейдите на вкладку Кого/что проверяем;
2. Выберите функцию Индивидуально;
3. Добавьте нужных пользователей, воспользовавшись:
   - строкой поиска пользователей по email, фамилии/имени, id, логину;
   - кнопкой Выберите пользователя - при нажатии на нее открывается окно, в котором можно выбрать нужных пользователей из списка, а также воспользоваться фильтром по группам для настройки отображения нужных групп пользователей.

Если вы хотите удалить аудируемого из индивидуального списка объектов аудита, то:

1. Выберите пользователя в списке чек-боксом;
2. Нажмите Действия и выберите Удалить.

Как выдать доступ к Аудиту

Настройка доступов к аудиту на вкладке Доступ аналогична выдаче доступа к любому другому контенту на платформе, кроме массовых действий в самом разделе Аудиты - данная возможность будет реализована в будущих обновлениях.

После того, как вы создали и настроили аудит, можно перевести его в Активный статус, чтобы пользователи смогли его пройти.

Возможность просмотра статистики по аудитам будет реализована в будущих обновлениях платформы.

Кейсы использования Аудитов.

Функционал платный, доступно предварительное тестирование. Обратитесь к вашему менеджеру, чтобы узнать стоимость и сроки подключения

Если вам не хватило информации, то дайте, пожалуйста, обратную связь по ссылке: Предложения по улучшению статей.